Le coup de la cafetière

Au début, il y avait la salle détente, avec sa cafetière robuste, ante-diluvienne mais fonctionnelle. Un bouton pour allumer et éteindre. C’était un peu ancien, le débit n’était pas terrible mais les procédures étaient simples et surtout, tout le monde savait comment tout cela fonctionnait, tout le monde était capable de faire le café et finalement, tout le monde était content. Malgré tout, depuis quelques temps, cette pauvre machine avait du mal à suivre le rythme de l’évolution du nombre de personnes à servir. Elle ne déméritait pas, mais “quand ya trop, ya trop”.

Alors, est venu le temps où une “file d’attente au café” s’est formée entre 7h45 et 9h30. Une file quasiment ininterrompue de collaborateurs avec leurs mugs, leurs tasses, qui étaient contraints de devoir attendre 15 voir 30 minutes chaque jour pour avoir “leur dose”. A cela il fallait aussi ajouter les “gros consommateurs” dont le volume partagé ne suffisait plus et qui venaient se resservir plusieurs fois, au risque de ne plus en laisser suffisamment pour satisfaire tout le monde. Pourtant, l’ambiance restait bonne et finalement, tout le monde se contentait de cet état en mettant l’attente à profit pour commencer les briefing de la veille ou discuter de projets en cours.

Malgré tout, voulant bien faire, une personne bien intentionnée et disposant du budget nécessaire s’est finalement dit : dieu me tamponne, si on achetait une deuxième cafetière, ça serait cool, on aurait deux fois plus de débit, deux fois plus de volume, donc forcément tout le monde serait content ! Une très bonne idée sur le papier, il est vrai : pragmatique et simple – en apparence – à mettre en place. Certes …

Voila donc le collaborateur en question parti pour rechercher une deuxième cafetière pour venir épauler la vénérable machine actuelle. C’est en arrivant devant le rayonnage des cafetières neuves que les problèmes ont commencé. Une bonne trentaine de modèles, dont certains très cher mais avec des fonctions sympas (programmation, arrêt auto au bout de X minutes etc.), d’autres pas cher du tout mais à la finition déplorable voire inquiétante, et d’autres enfin dont les volumes de café produit à chaque coulée étaient plus grand que la moyenne mais dont le coût était prohibitif. Après un choix difficile, le collaborateur opte pour une cafetière relativement cher, avec un volume confortable de 18 tasses, une finition métallique, gage de robustesse, un programmateur, un logement à filtre extractible avec une anse mobile et une fonction d’arrêt automatique au bout de 45 min. Le raisonnement était “tant qu’à faire, je suis en situation de réinvestir, autant prendre un truc top niveau proposant des fonctions dont on a pas – encore – besoin (mais ça viendra surement)”.

La nouvelle cafetière est donc installée en salle détente, à coté de la vieille machine. Les premiers tests ont lieu, avec application, en respectant scrupuleusement les procédures et tout se passe bien. Vient l’heure de la mise en production… et là, c’est le drame : le débit est certes suffisant, mais la nouvelle machine utilise un système de filtre plus compliqué que la précédente qu’il s’agit d’entretenir très régulièrement. De même, il faut une connaissance particulière pour pouvoir préparer correctement le café, sinon, il existe une probabilité importante que la cafetière se bouche et génère des débordements incontrôlés, provoquant l’ire des clients. En somme, les deux cafetière cumulées ne sont plus satisfaisantes, les bugs s’enchaînent et les procédures de production sont plus complexes alors qu’au départ.

Voulant bien faire et anticiper le besoin, le collaborateur investisseur se retrouve à devoir gérer des problèmes de bouchage de cafetière, calmer les mécontentements d’utilisateurs et, un comble, présenter et rappeler régulièrement les nouvelles procédures compliquées nécessaires au bon fonctionnement de la nouvelle unité. Au final, cette nouvelle cafetière était sans doute une fausse bonne idée…

La morale de cette histoire : quoi qu’il arrive, quand vous faites évoluer un système :
1. Privilégier la simplicité aux fonctionnalités (vraiment ! je veux dire : un système qui marche TOUT seul correctement vaut toujours mieux qu’un gros machin qui fait tout, mais qui déconne).
2. Valider le besoin AVANT l’investissement
3. Si le besoin n’est pas exprimé clairement, revenez au point 2.

Bon week-end !